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仕事を効率化する7つのコツ|効率良い人が身につけてるテクニックとは?

仕事をもっと効率化したい……!

毎日、仕事をしていると1日があっという間に終わる事が多いですよね。気が付いたら、夕方だったということもあります。そのまま、業務時間内で仕事が終わらず、残業という事が日常的になっている人も多いのではないでしょうか。

何とかして、仕事を効率化できたらと悩むものです。仕事が効率化できないと、仕事の途中で問題が起きた際に業務が止まってしまい余計なエネルギーを使うこともあります。

仕事を効率よく進めるには、どのような方法があるのでしょうか。

仕事を効率化する前に現状を整理しよう!

働いている人であれば、仕事を効率化したいと誰もが望むものです。仕事を効率化するには、現状を整理することが大切になります。なぜなら、現状を把握・整理することで、仕事を効率化するための有効な方法を検討できるようになるからです。

現状の仕事のどこに問題があるかの把握は、なかなかできるものではありません。例えば、仕事の効率が悪いと嘆いていた人の原因が、単純に社内のフロアを移動している時間が多いだけだったという場合もあります。

このように、現状を把握する事で始めて原因が見えてくるのです。

1.めんどう・負担だと思う作業の洗い出し

毎日の仕事が非効率だと感じていても、どこに問題があるのか把握できない場合があることでしょう。まずは、自分が1日どのような作業を行っているか記録を取ることを心掛けてみてください。

記録を取った後にすることは、記録をじっくりと観察し行動の分析をするということです。このような手順を踏むことで、面倒で負担だと感じる作業の洗い出しができます。

2.効率化に必要な工数を数える

負担に感じている作業の洗い出しを終えたら、次に取り組むことは効率化に必要な工数を数える事です。効率化がしやすい仕事であれば、効率化のための工数は少ないでしょう。

効率化を実現するためには、ときとして自分の所属する部署や会社の了承を得なければならない場合があります。その場合、準備段階で時間とエネルギーがかかるため、無駄な作業が発生しないよう工数を数え効率化の計画を立てることが大切です。

3.どれくらい解消できるかを考える

仕事の効率化を図るにあたり、どのくらい仕事の無駄を解消できるかを考える必要がでてきます。なぜなら、効率化をできる仕事の中には、効率化をできるように見直しても成果が生まれない仕事もあるからです。

せっかく、準備をかけて効率化を図ろうとしても、仕事の効率が改善しないのであれば意味がありません。効率化をすることで、多くの成果が生まれる仕事を中心に効率化をするのが大事です。