ワーク

ビジネスメールの書き方がすぐにわかる!定型文・例文・テンプレ一覧

ビジネスメールの書き方は覚えるしかない

ビジネスメールは、相手とのコミュニケーションを取る手段として欠かせない方法です。
また、仕事をするうえで必要なスキルの1つではないでしょうか。

ビジネスメールの基本は丁寧に文章を書くことです。お互いの顔が見えない、文面だけのやり取りなので間違った文章を書くことで誤解を与えてしまう可能性があります。

そういった場合、すぐにフォローができないのはビジネスメールのデメリットとも言えるでしょう。

相手とのミスマッチを回避するためにも、伝わりやすい丁寧な文章が必要なのです。

ビジネスメールを送る上で気をつけるべき最低限の基本

  • あいさつ・自身の名前・本文・結びの構成で文章を作成する
  • 一行は30文字程度に収める
  • 文末に締め(結び)の挨拶文を書く
  • 用件は分かりやすく書く
  • 宛先の間違いや誤字脱字に気をつける

 

メール送信前に丁寧な見直しで誤字脱字を防ぐことが大切です。ビジネスメールは送る相手に失礼のないように、マナーを守ることが最低限の基本になるでしょう。

ビジネスメールはポジションやシチュエーションに気をつけよう

さまざまなポジションやシチュエーションによって、ビジネスメールの使い分けが必要です。なぜならシチュエーションによって、文章の内容が変わるからです。

送る相手によっては文体も変える必要があります。ビジネスの場で相手との信頼関係を築くために、送る相手や要件によって、適切な内容のビジネスメールを送りましょう。

マナーを守ることや適切な文章を送ることで仕事の結果に繋がります。それぞれのシチュエーションに合わせて、ビジネスメールをテンプレート化しておくこともおすすめです。

シチュエーション例

  • 依頼メール
  • 質問メール
  • お願いメール
  • 謝罪メール
  • 異動メール
  • 季節の挨拶メール

 

シチュエーションを想定してビジネスメールのテンプレートを使い、ビジネスの効率化を図りましょう。

ビジネスメールの気をつけたい敬語例

あなたの使うビジネス敬語、正しいですか?普段何気なく使っている敬語ですが、間違えた文法や言い回しをしている方を良く見かけます。

ビジネスだからと、丁寧な表現をしようと気を付けるあまり「二重敬語」になっていたり、「丁寧語や尊敬語が混同している」、など思い当たる節はありませんか。

こちらでは、普段間違えやすい言い回しや表現について、みていきます。

 

  • 拝見させていただく→拝見します
  • 了解しました→ 承知しました
  • 伺わせていただきます→ 伺います
  • ご苦労様です →お疲れ様です
  • ご覧になられる→ご覧になる
  • 〜会社御中〜様→〜会社〜部御中
  • 〜部長様・〜社長様→〜部長・〜社長
  • 御社→貴社

 

間違いやすい言葉なので気を付けましょう。

ビジネスメールの定型文〜挨拶編〜

ビジネスメールの基本、挨拶で使える定型文をご紹介します。

基本の文章構成

  • 宛名
  • あいさつ
  • 自己紹介
  • 本文
  • 締めの文章
  • 署名

 

ビジネスメールは構成を意識して作成することで、相手に伝わりやすく見やすい文章になります。
重要な内容、大切な言葉などは【】などの記号を活用することで見やすくなるのでおすすめです。

ただし、あくまで重要な部分だけに使用しましょう。いくつも記号を使用してしまうと、文章が読みづらくなるので注意してください。