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生産性の意味とは?誰でも簡単に生産性・正確性を上げるたった5つの方法

生産性の意味・定義とは?

生産性という言葉は普段の仕事の中でよく耳にしたり、使ったりする言葉です。

  • 「これからは生産性の高い企業が生き残る」
  • 「生産性の高い会議を行おう」
  • 「朝の生産性の高い時間帯に活動しよう」
  • 「学習の生産性を上げた」
  • 「人生の生産性を上げよう」

といった具合に、仕事以外でも生産性という言葉は様々な使われ方をします。では、本来「生産性」はどういう意味を持ち、生産性という言葉にはどんな定義があるのでしょうか?

結論からいいますと、生産性というのは「産出(output÷投入(input)」の値のことです。つまり、何か「モノ」を生み出すにあたって、労働力や材料・設備などの生産性諸要素がどれだけ効果的に投入されたかを表す割合のことが生産性の定義になります。

もっと簡単にいうと、投資に大してどれだけの成果が出たかという意味です。仕事においてはこの生産性を意識することは非常に重要なことといえるでしょう。

会社勤めのほうが生産性を上げるということはキャリアアップにつながりますし、フリーランスのほうですと生産性がそのまま収入に直結します。そういった意味で生産性というのはビジネスパーソンにとっては非常に大切な要素なのです。

次からはそんな生産性の上げ方について深堀りしていきます。

生産性を簡単に上げる方法5つ

ここからは生産性を上げるための5つの方法をみていきます。

よく勘違いされやすいのですが、生産性を上げるということと、業務を効率化することは同じ意味ではありません。業務の効率化とは業務の無駄を徹底的に省くことで、時間的・費用的なコスト削減を図るという意味です。

それに対し生産性を上げるということは、より小さな投資でより大きな成果を生み出すための取り組みを意味します。つまり、業務の効率化というのはあくまでも生産性を上げるための施策のひとつだということです。

そのあたりに注意しつつ、生産性を簡単に上げる方法をみていきましょう。

1.タイムマネジメント

しっかりと自分の仕事のタイムマネジメントができるということは、単に時間を管理するだけでなく、仕事そのものを管理することになり、結果的に生産性を高めてくれます。

現在では働けば働くほど、残業すればするほど待遇が上がっていくというような時代ではありません。そのような生産性の低い働き方は慢性的な長時間労働を生み、過労死や欝などの問題が社会問題化したほどです。

今の時代の働き方は、より少ない時間でより高い成果を出すという、生産性を重視した働き方にシフトしてきているのです。そういった意味でもタイムマネジメントが不可欠といえるでしょう。

なお、タイムマネジメントが上手になる方法については「タイムマネジメントどうしてる?時間管理だけで仕事効率を上げる方法5選」の記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。生産性が上がること間違いなしです。

2.便利なツールを使いこなそう

アプリなどの便利なツールを上手に使うことによって、仕事の生産性を簡単に上げることができます。世の中には生産性を上げてくれる様々なツールが溢れていますが、個人で生産性を上げようとしたときのツールの使い方は以下の4つに分類されます。

・コミュニケーションツールで生産性を上げる
・時間管理ツールで生産性を上げる
・名刺管理ツールで生産性を上げる
・タスク・プロジェクト管理で生産性を上げる

コミュニケーションツールである、ZOOMがコロナ渦でも大きく生産性を上げてくれるツールとして、多くの企業や個人の生産性を上げてれたのは記憶に新しいところです。

ZOOM以外でも、ほとんどの生産性を上げるためのツールというのは無料で使えます。「生産性上げる ツール」と検索すると、生産性を上げてくれるツールが出てきますので、色々と探してみることをおすすめします。

3.ショートカットキーを覚えよう

意外と忘れがちなことですが、パソコンのショートカットキーを使いこなすことは、業務の効率化を生み、個人の生産性を高めます。

マウスを使わず、ホームポジションから手を動かさないで作業することにより、作業時間がわずかながらも短縮でき、生産性を高めるのです。

コピー&ペーストから始まり、置換、ウィンドウの切り替え、検索、印刷、タブの追加など、ショートカットキーを覚えて活用しましょう。

小さなことの積み重ねになりますが、これが1ヶ月、半年となったら業務の効率化や生産性はどうなっているでしょうか?このような細かな業務の効率化も、長い目で見れば、生産性の向上へと大きく寄与するのです。

4.タスクの優先度を明確にしよう

生産性が上がるようで、実は生産性を下げてしまう仕事の仕ほうにマルチタスクが挙げられます。一度に複数のことができるので生産性が上がるように思われがちですが、ひとつのタスクに集中して作業したほうがはるかに生産性は上がります。

では、なぜ多くのビジネスパーソンがマルチタスクになって生産性を下げてしまっているかというと、タスクの優先順位が明確になっていないからです。

そんなマルチタスクを改善するのには、具体的にはやらなければいけないタスクを4つに分類して優先度を明確にし、生産性を上げることをおすすめします。その4つの分類とは以下の通り。

・緊急性があり重要なもの
・緊急性がないが重要なもの
・緊急性があるが重要ではないもの
・緊急性も重要性もないもの

生産性を上げることにフォーカスしたとき、注意しなくてはいけないのが「緊急性がないが重要なもの」です。たとえば、新規事業やサービスの企画、自身のスキルアップや情報収集もここに当てはまるといえます。

クレーム処理のような、緊急性があり重要なタスクは最初に手を付けなくてはいけないですが、この「緊急性がないが重要なもの」をあと回しにしていると、結果的には生産性を下げることになりかねませんので、十分気をつけましょう。

5.目標を定量化しよう

目標を常に定量化することが生産性の向上へとつながります。定量化というのはものごとを数値や数量、期日に着目してとらえるという意味。

たとえば、「プレゼン資料をなるべく早く作成」とするのではなく「5~10ページのプレゼン資料を明日の11ときまでに作成する」といった具合です。

生産性を上げるためには、このような具体的な数字、期日が入った定量的な目標の立てほうが必要になります。