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謎に包まれた秘書のお仕事の秘密!秘書のなり方や取得したい資格一覧

秘書の意味とは?

秘書という言葉を辞書で調べると次のように説明があります。

秘書ー要職の人に直属して、機密の文書・事務などを取り扱う職。また、その人。セクレタリー。

一般的には「社長秘書」だとか「役員秘書」、「議員秘書」という言葉をよく耳にしますよね。いずれにせよ、役職が相当上の人物のサポートをしているイメージだと思います。

そのため、秘書という仕事はどこか身近なものではなく、謎めいているといえるでしょう。

秘書の仕事というのは基本的には、多忙を極める担当上司が業務に専念できるよう、さまざまな調整やサポートを行うことです。

ここではそんな秘書の仕事を深堀りしてみていきますので、秘書のお仕事に興味のあるほうは、ぜひ最後までご覧になってください。

秘書の仕事内容

秘書の仕事は企業の役員や政治家のサポートだけでなく、弁護士や大学教授、医師などの各界の多忙な人物をサポートすることです。

一見、華やかな仕事のように思えますが、実際には上司のスケジュール管理や事務作業、調整業務などの地道な仕事が多いのが特徴になります。

その秘書の仕事のなかでも特に重要な仕事を3つピックアップしましたので、チェックしてみてください。

1.スケジュール管理

秘書の一番重要な仕事と言っていいのがスケジュール管理です。担当上司が効率よく仕事を進められ、生産性が上がるようスケジュールを管理しなくてはいけません。

社内外の会議や打ち合わせ、来客や訪問、出張など、多くのスケジュールの管理をすることになります。

移動時間や休憩時間に配慮しながらスケジュールを組み立て、交通手段の確保や宿泊施設の予約、必要書類の準備など、秘書の仕事には細かい配慮が必要だといえるでしょう。

2.会社内のサポート

担当上司が社内で受けもつ業務をサポートすることも秘書の大事な仕事のひとつです。

企業の経営陣や管理職を担う上司には、社外からだけでなく、社内からの問い合わせや書類確認依頼なども数多く回ってきます。

秘書はこれらを確認し、整理してから上司に渡します。

上司が受けもつ社内の業務を軽減し、快適に効率よく仕事をしてもらうため、細かい調整を心かけることが大切なのです。

3.メール・電話対応

秘書は担当上司のもとに入る電話やメールの対応を行います。

取引先に限らず、働く業界や担当上司によっては相当なVIPからの連絡を受ける機会も多いため、失礼がないようビジネスマナーに沿った丁寧な対応が必要になります。

秘書業務に必要なスキル

秘書という仕事の性質上、秘書業務にはさまざまなスキルが求められます。それは、働く業界や担当上司の役職によっても変わってくるといえるでしょう。

社長秘書と弁護士秘書では求められる役割が違ってきますよね。ここからは秘書業務に求められる代表的なスキルを3つ取り上げてみていきます。

1.マネジメントスキル

秘書の業務にはあらゆるマネジメントスキルが必須になります。特に担当上司のスケジュール管理にはタイムマネジメントとタスク管理のマネジメントスキルが必要です。

担当上司の仕事は多岐に渡ります。そもそも忙しい上司でなければ、秘書はいりませんよね。

その多岐にわたる担当上司のタスクの中で、優先順位をつけて、スケジュールに落とし込んでいくのです。

どちらかというと、あらゆることに几帳面なタイプのほうが秘書には向いているといえるでしょう。

2.柔軟な対応力

秘書の業務には柔軟な対応力が求められます。ここでいう対応力とはコミュニケーション能力やホスピタリティなどのスキルをまとめたものです。

秘書というのは担当上司と周りをつなげる中継役といえます。そのため、あらゆる人間関係に対応していかなくてはいけないのです。

また、秘書というのは担当上司のサポート役になります。

担当上司が仕事をしやすいように、先々のことまで考えて行動することや、細やかな気づかいといった対応力が秘書には求められるのです。

3.業界の専門知識

秘書という仕事は、自身が働く業界についての専門知識がないと務まりません。

企業の役員秘書であれば、仕事で関わる人も同じ業界のそれなりのポジションにいる人たちです。当然、業界の専門知識がないと、うまくコミュニケーションはとれないでしょう。

また、秘書の仕事のなかでも、弁護士や医者、大学教授などの秘書として働く場合には、求められるスキルは一般企業と同じでも、さらに高度な専門知識が求められるといえます。