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BPOの意味とは|外注案件やアウトソーシングとの違いを徹底解説!

BPOの意味とは?

近年、多くの企業が活用しているBPOですが、ビジネス用語として耳にする機会も増えたのではないでしょうか。

正確なスペルは「Business Process Outsourcing」になり、略してBPOと呼ばれます。直訳の意味は業務工程外部委託で、自社の業務を外部の専門企業に委託することです。

BPOで委託する業務は自社のコア業務以外、もしくは自社には運用ノウハウがない業務になります。具体的な業務だと、営業部門、システム部門、人事部門、コールセンター部門、倉庫部門などです。

現代のグローバル化した経済環境や、労働人口の減少といった労働環境などが多くの企業にBPOが広まった背景の一つでしょう。

慢性的な人材不足やコストカットを実現したいといった課題を抱えている企業はBPOを積極的に活用すべきです。

BPOを戦略的に活用することで、経営資源の有効活用や業務の効率化が見込め、企業全体のコスト削減や競争力アップへと繋がっていきます。

BPOとアウトソーシングの違い

業務を外部に委託するということでは、アウトソーシングを真っ先に思い浮かべるかもしれません。

正確な意味ではBPOというのはアウトソーシングの一部になります。ただ、BPOがアウトソーシングと大きく違うのは、その委託する業務の範囲や期間です。

業務の範囲でみると、BPOが業務プロセスをまるまる委託するのに対し、アウトソーシングは乗務の一部のみの委託になります。

また期間においても、BPOが継続的な委託を前提としているのに対し、アウトソーシングは一とき的で短期的な委託のことです。

たとえば、経理部門が繁忙期のためこと務作業の人手が欲しい場合、派遣会社に人材を頼んだり、業務の一部の案件を経理代行会社に委託することがアウトソーシングになります。

それに対しBPOは経理部門全体を委託する形式です。そのためBPOの場合は業務の効率化や標準化などにも対応しなくてはいけないといえます。

業務全体をまるまる委託するということは、会社全体の業務分析や課題分析が必要。つまり、BPOというのは経営視点から戦略的に実施するアウトソーシングといえるのです。

BPOの利用目的

BPOの利用はいわば企業戦略です。事前準備や導入あとの運用体制の確立などといったことを考慮すると、かなりの大掛かりなプロジェクトになるといえるでしょう。

それだけに事前にBPOの利用目的を明確にしておかなければなりません。ここではBPOの代表的な3つの利用目的についてみていきます。

1.社外ノウハウの利用

BPOを利用することによって、自社にはない社外のノウハウを取り入れ、業務の効率化やこと業の生産性アップをはかることができます。

また、社内の業務によっては属人化されていて、ノウハウがマニュアル化されていない業務も多いもの。そのような業務は担当者の異動や退職による引き継ぎが煩雑なものになりがちですが、BPOによって社外ノウハウを取り入れることにより解決できます。

自社のビジネスを本当の意味で強化するためには社内のノウハウだけでは不十分です。そういった課題を解決してくれるのがBPOによる社外ノウハウの利用といえるでしょう。

2.社員のリソースの削減

リソースとは目的の達成に必要な能力、時間、資金、資料、資材などのことです。BPOの導入は自社の社員の時間やスキル獲得のための労力といったリソースを削減してくれます。

現代のIT技術やデジタル技術の発展は目まぐるしいものがあり、そのような技術を取り入れるということは、社員にも新たな専門知識の獲得が求められるのです。

専門性の高い知識やスキルの獲得には時間や労力が奪われます。そういったリソースを削減するためにBPOを行うのです。

専門性の高い業務や日々ルールが変わっていく経理や法務などがBPOに向いているといえるでしょう。

3.業務の効率化

BPOの利用目的として大きいのが業務の効率化です。業務の効率化を自社で行おうとすると、抜本的な業務の改善や人材育成、新たなノウハウの開発など、とても時間がかかります。

さらにそれがコア業務以外であれば、自社の経営資源を割くことは難しく、業務効率化が長年の課題だとしても先送りになりがちです。

そのような問題もBPOによって専門の企業に任せることで、効率的な業務の運用が可能になります。

BPOのメリット

次にBPOのメリットについてみていきます。労働人口の減少や国内需要の落ち込みによって、今やBPOはどの企業も導入すべきだといえるでしょう。

大企業に限らず中小企業やベンチャー企業、スタートアップ企業なども自社の成長戦略や生き残り戦略としてBPOを積極的に導入すべきなのです。

1.コスト削減

BPOによる業務の効率化はコストの削減に繋がります。業務をまるごと委託するということは、自社の社員の人件費やシステム運用費などの固定費を変動費としてまかなえるということです。

固定費というのはときに自社の経営を圧迫します。それが変動費として転化できるということは、経営環境によって臨機応変な対応ができ、結果としてコスト削減へと繋がっていくのです。

また、BPOサービス企業が多くの顧客から同様の業務を請け負うことで、スケールメリットが得られます。

このようなBPO受託側企業の体制もさらなる業務の効率化とコスト削減を生んでくれるのです。

2.コア業務に注力

BPOによってノンコア業務を委託するということは、それだけ自社の経営資源をコア業務に注力できるということです。

現代のような不確実で変化の激しい時代では経営の選択と集中が企業の生き残り戦略のひとつになります。自社の強みにフォーカスするということがとても重要な時代なのです。

コア業務に経営資源を割き、業務分析や業務の改善を行うことによって、さらなる独自性の創造や他社との差別化戦略を生み、競争力強化へと繋がっていくのです。

3.生産性が上がる

前述したBPOによるコストの削減とコア業務に注力できるということは組織のスリム化を実現させ、企業としての生産性を上げてくれます。

特に昨今の新型コロナウィルスの世界的流行は企業としていかに迅速に対応し、生産性を上げれるかが試されたと言ってもいいでしょう。

市場のグローバル化やデジタル技術の急速な発展、地球温暖化による気候変動や自然災害といった突発的な外的要因に対しても企業として迅速な対応が求められる時代です。

そういった意味でもBPOを行うメリットは大きいといえます。戦略的なBPOは生産性を高め、企業の利益を最大化させてくれるのです。

BPOのデメリット

次にBPOのデメリットを解説していきます。現在の先いき不透明なビジネス環境では、BPOというのは経営戦略としてなくてはならないものです。

しかし、BPOを行う上でデメリットの部分を前もって把握しておかないと、BPO自体が上手くいかない可能性があります。

自社の業務を一括で委託するということには少なからずリスクがあるのです。

1.社内にノウハウが溜まりにくい

BPOのデメリットとして、業務をまるまる委託するため社内にノウハウが溜まりにくいという点が挙げられます。

これはBPOの受託先企業が保有するノウハウや専門知識は共有に制限がかけられことが多く、業務プロセスが見えづらかったり、ノウハウの学習や開発の機会が失われるためです。

そのため、BPOの委託先を変更する際には組織の再編成や人材育成などのコストがかかるので注意するようにしましょう。

2.情報漏洩

BPOには常に情報漏洩のリスクが付きまとうというデメリットがあります。

特にBPOの委託先企業を選定する際にはこの部分に関して慎重にならなくてはいけません。情報に関するセキュリティやモラルが低い企業に業務を委託してしまうと、個人情報流出などの思わぬこと故を招いてしまいます。

たとえ、企業としての情報管理システムがしっかりしたものであっても、担当社員の意識が低ければ同じことです。BPOの委託先選びには十分気をつけましょう。

3.準備に時間がかかる

準備に時間がかかってしまうというのもBPOのデメリットのひとつです。

自社の業務を分析しどの業務を委託するかから始まり、委託先企業の選定、引き継ぎ、実際の運用という流れは、企業戦略として大がかりなものであり、相当な時間がかかるといえます。

とくに慎重に準備しなくてはいけないのが引き継ぎの部分です。元々自社で行っていた業務を外部の企業が運用するわけですから、慎重に引き継ぎを行わなくてはなりません。

将来的にBPOが上手くいくかどうかが引き継ぎにかかっているわけで、だからこそ時間がかかってしまうのです。

BPO導入の注意点

BPO導入の際にはいくつか注意しなければなりません。ここでは主にBPOの委託先選びに関しての注意点を解説していきます。

自社の業務をまるまる他社に委託するわけですから、選考に関しては慎重にならざるを得ません。自社と業務委託先企業が互いにWin-Winの関係になれないと、BPOは成功とはいえないのです。

1.セキュリティ管理

BPOを行うにあたっては、個人情報や機密こと項を委託先企業と共有することになるわけですから、セキュリティ管理は万全を期さなければいけません。

その際、委託先企業のセキュリティレベルをチェックする判断材料として、ISMS認証の取得有無を確認するのがいいでしょう。

ISMS認証とは、BPO導入検討企業からの信頼獲得と情報漏洩によるトラブル防止を目的とした、企業内部のセキュリティマネジメントシステムが国際基準にたちしていることの証です。

他にも情報セキュリティマネジメントシステム規格として規定される「ISO/IEC27001」と、その日本語訳である「JIS Q 27001」に適合した企業がセキュリティに関しては信頼がおけるといえるでしょう。

2.報酬・実績

BPO導入の際には、委託先企業が求める報酬とそれに見合う実績があるのかどうを確認することは必須こと項です。

受託実績、業界・業務別のこと例、自社が求める専門性を持ち合わせているのか、ユーザーの評価の水準はどの程度か、などを確認して求める報酬と照らし合わせてみましょう。

業務パッケージ料金、初期費用、ランニングコストなどを確認し、自社の求めている水準に見合う委託先かどうかを判断するのです。

3.費用対効果

費用対効果という視点はBPOの導入にはなくてはならないものといえます。BPOの利用目的というのは業務の効率化であったり、生産性の向上であるはずです。

それがBPOにかかる費用が効果を上回るようであっては、本来の目的を果たしているとはいえないでしょう。また、費用対効果というのは、単に金額が高い安いだけではありません。

自社が求める業務の品質を保ちつづけれるのか、不定期業務の場合の費用は、想定外のリスクに対応するための費用は含まれているのか、といった視点でBPOの費用対効果を計測する必要があるのです。

BPOの活用例

BPOは自社のコア業務以外、いわゆるノンコア業務を対象に行われます。それでは実際にどのノンコア業務がBPOに適しているのでしょうか?

ここではそのようなノンコア業務のなかでもBPOの活用が可能な業務の例をみていきます。

1.経理

BPOの活用が可能な業務の例として一番最初に挙げられるの経理部門の業務です。取引先への請求、支払業務、予算管理や決算業務、利益の集計など、ほぼすべての業務がBPOに適しているといえます。

これらの経理業務を受託する側の代表的な企業はIT大手の富士通です。経理業務をIT技術と組み合わせ、効率化やコストカットを実現させてくれます。質の高いBPOサービス企業といえるでしょう。

2.データ管理

データ管理はBPOの活用が可能な業務の代表的な例といえます。前述した経理業務のデータ管理、総務や人事業務のデータ管理などがBPOの対象です。

具体的な業務領域はデータ入力、エラーチェック、データクリーング、データ集計、データ分析などが挙げられます。

この分野のBPOサービス企業として代表的なのはIT大手のNECです。専門知識やノウハウ、RPAなどのテクノロジーを業務に適用、最適化します。

3.バックオフィス

バックオフィスの業務を一括で委託するのもBPO活用の代表的な例です。経理、会計、総務、庶務、人事などのノンコア業務をまるまる委託します。

中小業やスタートアップ企業などが効率化や人材不足を解消するための施策として、バックオフィス業務にBPOの活用は適しているといえるでしょう。

バックオフィスの代表的なBPOサービス企業はNTTデータスマートソーシングが挙げられます。

BPOの効果を高める方法

BPOというのは導入までに時間がかかると前述しましたが、もちろん導入して終わりではありません。

BPO導入の効果を最大限に高めるためには、BPO委託側とBPOサービス企業の双ほうの協力が必要なのです。ここではBPOの効果を高める方法を3つ取り上げて解説していきます。

1.課題を明確にしておく

BPOの効果を高めるためには常に改善の余地がないかを探していく姿勢が必要です。そのためには社内の問題を洗い出し、課題を明確にしておかなければいけません。

課題の解決のためには、当初取り決めていた委託の業務範囲や役割が変更されることもあります。BPOの効果を高めるにはBPOサービス業者に丸投げではいけないということです。

2.コミュニケーションを行う

BPOの導入あともサービス企業とのコミュニケーションを欠かさないとこがBPOの効果を高めます。運営上の課題などの定期的な報告を受け、運営状況を把握し続けることが必要です。

運営を丸投げするのではなく、コミュニケーションを取り続け、互いがWin-Winの関係でいられるということが、BPOの効果を最大限に高める方法といえるでしょう。

3.導入目的を考える

BPOの効果を高めるには、常に導入目的を考えることが大切です。

企業としての生産性を上げるためにBPOを導入したのであれば、コストの削減ばかりが効果的な運用方法ではありません。BPOサービス企業の専門性をもっと活かしたほうが全体としての生産性は上がる場合だってあります。

また、組織として効率を上げたいとBPOを導入したのに、利便性からサービス企業と機密情報を共有しすぎて、セキュリティを損ねてしまっては逆に非効率です。

BPOの効果を高めるにはしっかりとゴールを見据えて運用していかなくてはいけません。

外注を行うなら副業・複業へ

これからの企業にとって業務の効率化や生産性の向上は至上命題となります。今や、すべての業務を自社の社員でまかなっていては非効率で、これからますますBPOのようなアウトソーシングが重要になってくるのです。

ただ、BPOのような企業をあげての大がかりなプロジェクトととなると、費用や時間などのコストがかかるのも事実。効率化や生産性を上げることを考えるなら、まずは簡単なアウトソーシングや外注をしてみることがおすすめです。

終身雇用制度に代表される日本型雇用は終わりを迎え、現在では様々な働き方が認められています。副業・複業、フリーランス、在宅ワーク、リモートワークなど、若くて優秀な人材ほど自由な働き方を選ぶ傾向にあるのです。

現在ではある意味、外注によってあらゆる人材が採用できると言っても過言ではありません。現代のような変化の激しい、不果実なビジネス環境では、多様な働き方というのはマッチしているといえるでしょう。

それと同時に採用する企業側も柔軟な姿勢で人材を採用することが求められるのです。

副業・複業を採用するならAnother works

ここまでBPOについて詳しくみてきました。アウトソーシングのひとつであるBPOを有効活用することで、業務の効率化や生産性の向上が見込め、企業としての利益が最大化するということはご理解いただけたのではないでしょうか。

BPOのようにそこまで大がかりではなく、自社の業務の効率化やコストカットを望むのであれば、まずは副業・複業人材を探してみてはいかがですか?

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