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【ビジネスマナーの基本】社会人なら知っておきたいビジネスマナーの知識

1.CCやBCCの使い分け

メールを利用する場合、CCとBCCの使い分けが非常に重要です。

CC・BCCはどちらも一つのメールを複数の宛先にまとめて送信できる機能です。

CCに追加した宛先は、メールを送信した宛先全員に知られても問題ないときに使用します。CCに対してBCCはほかの宛先に送信相手を知られたくないときに使います。

CCとBCCの使い分けができていないと、本来は知られてほしくないメールアドレス情報が送信されてしまってプライバシー侵害に繋がってしまうこともあるため、CC・BCCの使い分けは非常に重要です。

2.状況に応じた文章

テキストコミュニケーションでは基本的にリアルタイムでのコミュニケーションが難しいです。対話時なら発生しない問題もテキストコミュニケーションで問題になってしまうことが少なくありません。

テキストコミュニケーションでは、その場で返信しなくても大丈夫というメリットこそありますが、レスポンスが低下するデメリットがあります。

チャット形式の場合はほかのチャット者によるテキストでやり取りが埋もれてしまうことがあるため、何回も聞き返されないように要点をまとめて文章を送り、不要なやり取りを発生させない文章づくりも大切です。

3.読みやすい文章を心がける

読みやすい文章を作ることにも心がけましょう。

対話時と違って文章を見て内容を把握するため、接続詞・助詞の関係が乱れていると相手に間違った意味で解釈されてしまうことがあります。

たとえば「〇〇さんが報告書を提出する予定です」と「〇〇さんに報告書を提出する予定です」では意味が全く異なります。

対話中であればその場の話の流れで気づける・確認できる問題でも、文章だと誤解されたまま物事が進んでいく可能性があるため、相手に正しく伝わる読みやすい文章づくりを心がけることが大切です。

種類別ビジネスマナー〜電話対応編〜

ビジネスマナーの基本の一つ、電話対応。

コールセンターでの電話対応や営業電話に限らず、突然取引先からの電話や上司との電話連絡が入ってくることもあるでしょう。

そのときにビジネスマナーとして適切な電話対応ができていないと失礼な方だと思われてしまいます。電話の相手が取引先など外部の人間であればなおさらでしょう。

続いては電話対応でのビジネスマナーの基本について紹介します。

1.コールのタイミング

ビジネスマナーでは電話がなり始めてから3コール以内に出ることが大切です。

電話を取り慣れていない方だと自分が電話に出てもいいのかわからない・不安になることもありますが、一度電話をとったら最後まで対応しなければいけない理由はありません。

自分が対応できる内容ではなかった場合、適切な担当者に引き継げば済みます。

電話を取るまでが長いと相手にストレスを与えてしまう可能性があることから、ビジネスマナーでは3コール以内に電話を取ることが基本です。

2.メモを取る

電話を取った場合、電話した時の内容を忘れないようにメモを取るようにしてください。

電話を終えた後になってから話の内容の一部を忘れてしまい、相手にかけ直す必要が出てくると話をちゃんと聞いてもらえない人と思われて信用を失ってしまいます。

メールやチャットであれば後で見返すことができますが、電話の内容は後で同じ内容を何度も確認することができないので、忘れても大丈夫なように要点はメモをとるようにしておきましょう。

3.復唱をする

なにか重要な点を電話で聞いた際、必ず復唱するようにして下さい。復唱することによって聞き間違いをその場で修正できるため、ビジネスマナーの基本とされています。

電話番号など間違えたまま認識していると後々問題になる内容は必ず復唱し、聞いた内容と一致しているかどうか確認を受けるようにして下さい。

復唱すると同時にメモも取るようにするとより確実です。

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