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日報の効果的な書き方とは?見やすい報告書で業務評価を180度変えよう

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日報・日誌を書くのが少し面倒…。

その日の業務のことを記録して報告するのが日報や日誌と呼ばれるものですが、毎日書くのは面倒であったり、何を書いたらいいのかがわからなかったりするでしょう。

日報や日誌を書くのが面倒という人は、効果的な書き方を知ってみませんか。日報や日誌によって仕事が評価されていますので、見やすい報告書を書くことによって、評価が上がるようにしましょう。

そのために日報や日誌の目的についてしっかりと知ってみませんか。

日報や日誌は、その日の業務内容を記録し、結果や評価を記載するものです。そして、それに対する自分の所感なども書き込みます。書くことによって、次のモチベーションにもつながるような日報や日誌にするのがおすすめです。

面倒ですが、日報や日誌の書き方を知って、自分でも業務が評価でき、上司にも評価してもらえるような日報の書き方をしてみませんか。

次のような書き方をすることで役立ちますので、参考にしてみるといいでしょう。

1.過去を振り返る時に役立つ

日報や日誌は、毎日の業務を記録するものです。後で日報や日誌を読み直したときに、過去を振り返るのにとても役に立ちます。業務が上手く行かない時、上手く行った時など、過去の経験を振り返りやすくていいでしょう。

また、業務相手についても日報や日誌で振り返って対応を確認してみるのもおすすめの方法です。

2.何が理解できて、何が課題なのかを言語化できる

日報や日誌を書くことで、何が理解できて、何が課題なのかを言語化することができます。言葉にし、文字にすることで、課題が明確になることが多いでしょう。

原状がどうなっていて、課題が何なのかをきちんと整理した書き方が効果的です。

3.自分の業務内容を共有できる

日報や日誌を書くことによって、その業務内容を他の人、チームなどで共有することができます。お互いに情報を交換し合ったり、課題の解決を考えたりすることで、仕事で協力し合えるでしょう。

日報や日誌をきちんとした書くことによって、仕事の進捗状況などが良くわかりお互いに効率的になります。

自分のためになる!日報の書き方のコツ

日報は自分のためにも役立つような書き方をすることが大切です。自分のこれからの仕事に役立つように、今日の業務についてどんな書き方をしたらいいのか、書き方のコツをご紹介しますので参考にしてください。

1.KPTに沿って書いてみる

日報の書き方の一つとしてまず、KPTに沿って書いてみるといいでしょう。「Keep(続けること)」「Problems(いま抱えている問題)」「Try(次から挑戦すること)」を考えた日報の書き方をしてみませんか。3つの項目で書けるように、テンプレートなどを作っておくのもいい書き方です。

その日に上手く行った場合で引き続き行いことは「Keep」に書き、トラブルがあった場合はその問題を「Problems」で詳しく書きます。また、それらを考えて次にやらなければならないこと、問題解決のために改善してやらなければならないことは「Try」に整理して書く書き方をするといいでしょう。

KPTに沿った書き方をすることで、後で振り返ってみる時もとても見やすく有効に活用できます。「Try」で書いたことが実際にできたかどうかも次にまた書いていくといいでしょう。

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