ワーク 04.13 2022

【効果的面】ビジネス上の催促メール｜やんわり確認を取る3つの方法

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催促メールを送りたいけど文章が思いつかない…！

催促メールを送りたいけれど、メールや文章だと対面や電話と違って相手の表情が分からないため、相手の期限を損ねてしまうのでは？と思いなかなかメールができずに困ってしまいますよね。

催促メールを送らないと、会社の業務の効率が悪くなってしまうこともあります。もしかしたら、相手が返信を忘れているだけかもしれません。

しかし、どのような理由があるにせよ、上から目線でメールを送ってしまうのはよくありません。

催促メールを送ることは悪いことではないですが、しっかりマナーを守らないと相手に失礼になってしまいます。

フリーランスや副業などをしている人であれば、そのメール一つで契約終了になってしまう可能性もあるため、注意が必要です。

そこで、今回は催促メールをやんわり確認する方法などについて詳しく紹介していきます。催促メールを送りたいのに文章が思いつかない人も必見です。

ビジネスシーン役立つ催促メール作成のコツを3つ紹介します。

特に、働き始めたばかりで社会人経験があまりない人は、ぜひ参考にしてください。

催促メールを送る時は、相手は文章を読まないことを自覚することが一つ目のコツです。

メールを送ったからといって、相手が必ずメールを確認するとは限りません。

そのため、まずは件名で一目見ただけでどんな内容のメールかを相手に伝えることが大切です。

メールを受け取る側は、1日に大量のメールを処理するために、わかりにくいメールは後回ししている可能性もあります。

件名をみただけで、メールの内容がすぐに分かれば、すぐに対応してくれる可能性が高くなります。

例えば、「〇月〇日に送付した資料の件ですが・・・」「〇月〇日までに対応お願いします」などのように、数字で分かりやすく相手に伝えることで、より優先的に動いてもらえるようになるでしょう。

数字がないと、メールを受け取った側もどのようなスピード感で対応すれば良いかわからず、対応が遅くなる可能性も考えられます。

相手への経緯の忘れないことも大切なポイントです。

メールの行き違いになってしまう可能性もあるため、相手への敬意や考慮する一文を添えておくことも大切です。

ただメールを返していないだけで、現在対応中の可能性もあります。